TIETOJENKÄSITTELY LYHYESTI
DOCOVENUM kerää henkilötietoja niistä, jotka ovat asiakkaita tai jotka ottavat yhteyttä yrityksen edustajiin esimerkiksi tarjouksen saadakseen.
Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään yrityksen toiminnanohjausjärjestelmässä, jotta palvelut ja tuotteet voidaan toimittaa sekä viranomaisvelvoitteiden vuoksi, milloin niitä on.
Tarjouspyynnön yhteydessä henkilön yhteystietoja käytetään tarjouspyyntöön vastaamiseen. Jos tarjous johtaa asiakkuuteen, yhteystiedot tallentuvat toiminnanohjausjärjestelmään. Jos tarjous ei johda kauppaan, yhteystiedot poistetaan yrityksen rekistereistä.
EVÄSTEET
Verkkosivusto docovenum.com ei käytä evästeitä (cookies)
REKISTERISELOSTE
REKISTERINPITÄJÄ / HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄ
DOCOVENUM
Käyntiosoite: Pitkäkatu 39 B, 40700 Jyväskylä
Y-tunnus: 1162040-8
(jäljempänä ”Docovenum”)
REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ JA TIETOSUOJAVASTAAVA
Juha Kolari
juha@docovenum.com
REKISTERIN NIMI
DOCOVENUM asiakasrekisteri
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE JA TARKOITUS
Privacy by defaultin perusteella henkilötietojen käsittely on lainmukaista, koska:
a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimen piteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
a) sopimusvelvoitteiden täyttäminen
b) asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
KÄSITELTÄVÄT TIEDOT
Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
Etu- ja sukunimi / yrityksen nimi ja y-tunnus, tarvittavat yhteystiedot (posti- ja käyntiosoite, yrityksen yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköposti) sekä yhteydenottolomaketta käytettäessä laitteen IP-osoite lähetyshetkellä.
Lisäksi henkilötietoihin voidaan tallentaa esimerkiksi seuraavat järjestelmätiedot: asiakasnumero, viestinnällinen asiakasprofiili, liittymispäivämäärä, muokkauspäivämäärä ja ostostiedot.
TIETOJEN HANKINTA
Tiedot järjestelmään tulevat yritykseltä / henkilöltä itseltään yhteydenottopyyntöjen, asiakkaaksi rekisteröitymisen tai muiden niihin rinnastettavissa olevien toimenpiteiden yhteydessä, joissa henkilötietojen omistaja luovuttaa itse tietonsa rekisteriin.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRTÄMINEN
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita tai päämiehiä niiltä osin kuin se sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi on ehdottoman tarpeellista. Tällaisia tilanteita ovat esim. tilausten toimitustiedot, asiakasviestinnän jakelutiedot tai mahdolliset perintätilanteet. Olemme myös ulkoistaneet IT-palvelujamme ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimilla ja suojaamilla palvelimilla henkilötietoja saatetaan tallentaa ja / tai käsitellä.
Kaikki alihankkijamme toimivat keskinäisten sopimustemme mukaisesti ja ovat sitoutuneet privacy by default mukaisen käsittelyn periaatteisiin.
Muutoin emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, pois lukien viranomaisten lainmukainen tiedonsaantioikeus.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.
TIETOJEN SUOJAAMINEN JA SÄILYTTÄMINEN
Sähköiset henkilötiedot säilytetään rekisterinpitäjän tietojärjestelmässä, jossa sekä tietojärjestelmä, että sen sisältämät tiedostot on suojattu normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy. Tehtäviä voivat olla sisäisten tehtävien lisäksi myös kolmansien osapuolten palveluihin liittyvät tehtävät, kuten perintätoimeksiannot.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se henkilötietojen käyttötarkoituksen vuoksi tai säilytysvelvoitteen täyttämiseksi on tarpeellista. Henkilötiedot tuhotaan tämän ajan jälkeen asianmukaisesti.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli käsittely perustuu suosumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Siltä osin kuin olet itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään antamasi suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Muistathan, että peruuttaessasi suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn tai vaatiessasi henkilötietojesi poistamista rekisteristämme, emme ole myöskään enää velvoitettuja sitoutumaan asiakassuhteeseen liittyviin velvollisuuksiin, kuten tavaroiden tai palvelujen toimittamiseen tai neuvonta / jatkokäsittelyyn liittyviin velvoitteisiin.
KEHEN VOIT OLLA YHTEYDESSÄ?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTOKSET
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla internet-sivustollemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti internet-sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Viimeisin päivitys 16.2.2022